L’Ecole du Journalisme est attachée à la protection de la vie privée et des données de ses contacts (utilisateurs de ses sites et plateformes internet, contacts, dossiers, missions, partenariats, prestations, candidatures etc.).
En ce sens, l’Ecole du Journalisme se conforme à la réglementation en matière de traitement des données, en particulier, le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (JOUE L 119, 4 mai 2016, p. 1) dit « RGPD » et les diverses règles nationales prises en application de celui-ci.
A cet effet, l’Ecole du Journalisme a élaboré la présente Charte (ci-après la Charte) dont l’objet est d’informer les contacts de la manière dont il collecte et utilise leurs données à caractère personnel, ainsi que sur les moyens dont ils disposent pour contrôler cette utilisation et exercer les droits dont ils bénéficient.
1. Quand vos données personnelles sont-elles collectées par l’Ecole du Journalisme ?
L’Ecole du Journalisme peut être amené à recueillir vos données personnelles dans le cadre de rencontres professionnelles, dossiers, partenariats, candidatures, de votre venue dans nos locaux, de votre fréquentation de nos sites et pages web ainsi que de votre utilisation de ses services en ligne, notamment d’information ou de formation.
Les données personnelles déclaratives sont celles que vous fournissez via des formulaires, qu’ils soient dématérialisés sur les sites internet, sous format papier ou en réponse à des questions qui vous sont posées par des membres de la société.
Seules sont collectées les informations pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Les données personnelles déclaratives obligatoires sont signalées par un signe « * » sur le support de la collecte. Hormis ces cas, vous êtes libre de fournir ou non tout ou partie de vos données personnelles.
2. Comment vos données personnelles sont-elles collectées par l’Ecole du Journalisme ?
Vos données personnelles sont collectées et traitées par l’Ecole du Journalisme uniquement dans les cas autorisés par la réglementation applicable. Tel est le cas :
- lorsque vous avez manifesté un consentement libre, spécifique, éclairé et univoque concernant le traitement de vos données personnelles (ex. : souscription à des informations thématiques, inscription à un événement, etc).
- lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande (ex. : candidature, prise en charge d’un dossier d’inscription, etc)
- pour le respect des obligations légales ou réglementaires par l’Ecole du Journalisme (demandes d’agrément rectoraux, par exemple).
- lorsque les intérêts légitimes de l’Ecole du Journalisme s’avèrent de nature à justifier un traitement par lui (ex. : mesures de sécurité informatique).
3. Pourquoi vos données personnelles sont-elles collectées par l’Ecole du Journalisme ?
Vos données personnelles sont collectées à des fins déterminées, explicites et légitimes. Elles pourront être utilisées en particulier dans le but de :
- dialoguer avec vous dans le cadre de l’exécution de votre contrat de travail ou d’engagement académique.
- participer à des enquêtes de satisfaction, analyses et statistiques afin d’améliorer nos produits et services ainsi que la connaissance de nos clients et prospects.
- demander, obtenir ou recevoir des informations sur l’Ecole du Journalisme.
- souscrire et recevoir des informations spécifiques (formation, documentation, invitation…) et traiter votre candidature à un poste ou à l’admission au sein d l’une de nos formations.
L’Ecole du Journalisme peut aussi utiliser vos données personnelles à des fins administratives ou de toute autre nature dès lors que prévue par la législation applicable.
4. Qui sont les destinataires de vos données personnelles ?
La confidentialité attachée aux données personnelles autorise les seules personnes dûment habilitées par l’Ecole du Journalisme à accéder à vos données personnelles, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection conformément à la règlementation applicable.
Ces personnes comprennent les personnels habilités au sein de l’Ecole du Journalisme.
Les prestataires de l’Ecole du Journalisme peuvent également être amenés à traiter des données personnelles strictement nécessaires à la réalisation des prestations qui leur sont confiées.
Si ces prestataires sont situés en dehors de l’Union européenne, l’Ecole du Journalisme vérifie que des mesures appropriées ont été mises en place par eux afin de s’assurer que vos données personnelles bénéficient d’un niveau de protection adéquat et équivalentes.
5. Comment l’Ecole du Journalisme protège-t-elle vos données personnelles ?
L’Ecole du Journalisme protège et sécurise vos données personnelles en vue d’assurer leur confidentialité et d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées, détruites ou divulguées à des tiers non autorisés.
Lorsque la divulgation de données à des tiers est nécessaire et autorisée, l’Ecole du Journalisme s’assure que ces tiers apportent aux données concernées le même niveau de protection que celui qu’il offre.
Elle exige des garanties contractuelles afin que notamment, les données soient exclusivement traitées pour les finalités que vous avez préalablement acceptées.
Les mesures techniques pour assurer que les données personnelles sont conservées de façon sécurisée et ce, pendant la durée nécessaire à l’exercice des finalités poursuivies sont prises conformément au droit applicable.
Conformément au droit applicable, l’Ecole du Journalisme, en cas d’atteinte avérée aux données personnelles susceptible de préjudicier aux droits et libertés des personnes concernées, informe de cette violation l’autorité de contrôle compétente et, lorsque cela est exigé, aux personnes concernées (de manière individuelle ou générale selon les cas).
Cette démarche ne dispense pas le contact de faire preuve de prudence pour empêcher tout accès non autorisé à ses données personnelles et à ses terminaux (ordinateur, smartphone, tablette…).
6. Combien de temps l’Ecole du Journalisme conserve-t-elle vos données personnelles ?
L’Ecole du Journalisme conserve vos données personnelles le temps nécessaire à l’accomplissement des finalités poursuivies, sous réserve dispositions légales relatives à l’archivage et aux obligations de conservation de certaines données. Ainsi, en est-il :
- Données personnelles des client/prospects/Partenaires d’affaires : tant que l’utilisateur est actif et, au plus tard, 3 ans après le dernier contact avec ce dernier.
- Données personnelles des candidats (recrutement) : durée nécessaire au traitement de la candidature et, en cas d’issue négative, 3 ans après le dernier contact (sauf accord du candidat pour une durée plus longue).
Ces durées doivent être conciliées avec les durées de conservation spécifiquement imposées par la loi dans des cas précis, notamment :
- données relatives aux droits d’inscription : 10 ans (prescription d’éventuelles dettes).
- données relatives à la gestion administrative de l’étudiant : durée de l’inscription au sein de l’établissement augmentée d’une période de 2 ans.
- données traitées dans le cadre de l’Espace Numérique de Travail (ENT) : conservation subordonnée à la signature par l’étudiant d’un accord de conservation des données et ce jusqu’à ce que l’étudiant demande la suppression de celles-ci.
- données relatives à la gestion du personnel : 5 ans à compter du départ du salarié
- gestion de la paie : 5 ans à compter du versement de la paie
- données de candidature d’un salarié : destruction immédiate du CV du candidat s’il n’a pas été retenu pour le poste ou pour un futur recrutement, mais possibilité de le conserver pendant 2 ans après le dernier contact avec le candidat à condition que celui-ci soit informé.
- données relatives à l’annuaire du personnel : suppression des données une fois la période d’emploi de la personne concernée achevée.
- données relatives aux données de connexion du salarié : 6 mois pour l’historique de connexion avec information préalable du salarié.
7. Quels sont vos droits et comment les exercer ?
Conformément à la réglementation applicable, vos droits sur vos données personnelles sont :
- Le droit d’information sur le traitement de vos données personnelles : l’Ecole du Journalisme vous offre une information transparente et accessible sur les conditions dans lesquelles elle traite vos données personnelles.
- Le droit d’accès à vos données personnelles : l’Ecole du Journalisme vous assure le droit d’accès qui vous permet d’obtenir de sa part la confirmation que vos données personnelles sont ou non traitées, ainsi que les conditions de ce traitement. Vous pouvez en recevoir une copie électronique. En cas de demande d’une copie supplémentaire, l’Ecole du Journalisme peut exiger le paiement des frais exposés à raison des coûts administratifs engendrés.
- Le droit de rectification de vos données personnelles : l’Ecole du Journalisme vous assure le droit d’obtenir la rectification de vos données personnelles dans les meilleurs délais, et au maximum dans les 30 jours de la demande.
- Le droit à l’effacement de vos données personnelles : sauf exception prévues par la réglementation, l’Ecole du Journalisme vous assurer l’effacement, dans les meilleurs délais, de vos données personnelles, pour l’une des raisons suivantes :
- Vos données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou autrement traitées par l’Ecole du Journalisme
- Vous souhaitez retirer votre consentement sur lequel était fondé le traitement de vos données personnelles et il n’existe pas d’autre fondement justifiant ce traitement par l’Ecole du Journalisme
- Vous considérez et pouvez établir que vos données personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite par l’Ecole du Journalisme
- Vos données personnelles doivent être effacées en vertu d’une obligation légale.
- Le droit à la limitation de vos données personnelles : la réglementation applicable prévoit que ce droit peut être invoqué dans certains cas, en particulier les suivants :
- Lorsque vous contestez l’exactitude de vos données personnelles.
- Lorsque vous considérez et pouvez établir que le traitement des données personnelles par l’Ecole du Journalisme est illicite mais que vous vous opposez à l’effacement des données personnelles et exigez à la place la limitation du traitement.
- Lorsque l’Ecole du Journalisme n’a plus besoin de vos données personnelles mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice.
- Lorsque vous vous opposez au traitement qui serait fondé sur l’intérêt légitime de l’Ecole du Journalisme, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée.
- Le droit à la portabilité de vos données personnelles : lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, l’Ecole du Journalisme vous assure le droit à la portabilité qui vous permet de recevoir les données personnelles communiquées par vos soins dans un format structuré, couramment utilisé, et de transmettre ces données personnelles à un autre responsable de traitement sans que L’Ecole du Journalisme ne puisse s’y opposer. Vous pouvez aussi demander à l’Ecole du Journalisme que ces données personnelles soient directement transmises à un autre responsable de traitement par ses soins, dans la mesure où cette transmission est techniquement possible.
- Le droit de retrait du consentement au traitement de vos données personnelles : lorsque l’Ecole du Journalisme traite vos données personnelles sur la base de votre consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment en utilisant les moyens mis à votre disposition à cet effet par elle. Conformément au droit applicable, le retrait de votre consentement ne vaut que pour l’avenir et ne préjuge pas de la licéité du traitement effectué avant.
- Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, en dépit de ses efforts, par l’Ecole du Journalisme, vous avez la faculté de porter une réclamation devant une des autorités de contrôle, dont la liste est disponible sur le site Internet de la Commission européenne. Pour la France, l’autorité de contrôle est la CNIL (http://www.cnil.fr/)
Pour exercer vos droits, vous pouvez vous adresser à l’Ecole du Journalisme, par voie électronique ou postale, en envoyant un courrier au Délégué à la Protection des Données à :
ou
A l’attention du Délégué à la Protection des Données
Ecole du Journalisme de Nice
69, Rue de Roquebillière
06300 — NICE
L’Ecole du Journalisme s’engage à vous répondre dans les meilleurs délais, et au maximum dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai pourra être prolongé de deux mois par l’Ecole du Journalisme qui vous informera alors de cette prolongation et de son ou ses motifs.
Si l’Ecole du Journalisme était amené à ne pas donner pas suite à votre demande, vous serez informé des motifs et vous pourrez alors introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle et/ou engager un recours juridictionnel.
